Les points essentiels pour bien organiser un événement d’entreprise
Organiser un événement d’entreprise n’est pas une mince affaire. Il faut d’abord faire preuve de minutie pour ne négliger aucun détail, au risque de nuire à son image de marque. S’agissant d’un fait marquant dans la vie d’une organisation, une réception professionnelle digne de ce nom doit répondre à quelques conditions.
Réussir la préparation d’un événement
Meeting, réunion, congrès… Un événement professionnel n’a qu’un seul but : promouvoir la notoriété d’une société donnée, d’abord au niveau interne puis externe. D’un côté, un salarié qui connaît bien son entreprise adhère plus vite à sa façon de penser, sa culture, et à la vision du dirigeant. De l’autre côté, une enseigne qui sait se faire connaître a plus de chance d’attirer et de convaincre les prospects.
Pour assurer la réussite de l’événement et éviter un bad buzz, il est primordial de bien délimiter à l’avance son objectif. Une fois cette première étape franchie, on fixe la liste des convives ainsi que leur nombre. Le choix de la date et du lieu de la réception se fera ensuite en fonction du profil des invités et des moyens à la disposition de l’établissement. D’ailleurs, le succès de ce type de manifestation repose sur la parfaite maîtrise du budget. Un événement trop ambitieux engagera davantage de dépenses pour la société. Avant de prendre une décision, on doit évaluer les possibilités financières de l’organisme. À cette occasion, on évitera à tout prix de mobiliser des fonds utiles au fonctionnement d’un service. C’est notamment pour cette raison que ces actions de communication sont planifiées des semaines voire une année à l’avance. Cette démarche est nécessaire pour se prémunir contre les problèmes de trésorerie.
Une fois tous ces détails sont réglés, l’équipe organisatrice peut enfin dresser une liste des prestataires. Selon la nature de l’événement, il faut louer des équipements de sonorisation, solliciter un animateur et contacter un traiteur. Les mobiliers ne doivent pas être oubliés puisqu’ils reflètent le prestige de l’entreprise.
Bien soigner la présentation de la réception !
Pour la réussite de l’événement, les organisateurs doivent accorder une grande importance à la décoration de la salle de réception et également à la qualité des mets servis. Pour ce second point, on fera appel à un traiteur réputé. Dans la majorité des cas, ce prestataire met des couverts à la disposition de sa clientèle. Néanmoins, les ustensiles fournis ne répondent pas toujours aux exigences des chefs de l’entreprise. Par conséquent, plusieurs enseignes décident de trouver une société de vente en gros verres et vaisselles pour professionnels. D’ailleurs, ces fournisseurs sont parfois en mesure de personnaliser leurs produits. On peut ainsi apposer le logo de son entreprise au dos du manche de ses cuillères de sorte à marquer les esprits.
Comme évoqué plus haut, l’aménagement et la présentation de la salle de réception méritent aussi tous les soins. En plus de bien dresser les tables, il faut choisir des mobiliers confortables. Certains prestataires spécialisés louent des meubles design afin de recevoir leurs invités dans les règles de l’art. Néanmoins, le résultat final dépendra également de l’équipe en charge de la décoration. Il est généralement conseillé de recruter un décorateur professionnel. Cela permet aux dirigeants d’éviter les faux pas.