La dématérialisation : une transformation qui s’impose à toutes les entreprises

Les entreprises ont compris depuis longtemps l’importance de s’adapter aux nouvelles technologies. Si la tendance était auparavant à l’informatisation des services, les entrepreneurs doivent désormais dématérialiser les documents. D’ailleurs, cette transformation semble être incontournable au vu des dernières lois adoptées par le parlement. En effet, la facturation électronique s’impose maintenant dans le secteur privé et public.

La dématérialisation : une nécessité dans les années à venir

Les parlementaires français ont toujours porté une attention particulière aux innovations. En 2008, les législateurs ont déjà adopté une mesure pour imposer la facturation électronique pour les opérations liées au marché public. C’est ainsi que le portail Chorus Pro a vu le jour. Dans le secteur privé, l’article 220 de la loi Macron oblige les sociétés à accepter l’usage de factures dématérialisées. Dans ce contexte, toutes les entreprises ont intérêt à trouver une solution de dématérialisation dès à présent.

Pour ce faire, il n’est pas forcément nécessaire d’investir dans des équipements coûteux. Les entrepreneurs peuvent désormais solliciter des prestataires spécialisés. Cette solution est d’ailleurs bien plus recommandée. Les sociétés qui œuvrent dans ce domaine respectent les normes en matière d’horodatage et de signature électronique. Sans cette technologie, les pièces émises seraient dépourvues de toute valeur juridique. Dans tous les cas, les intéressés ont le choix entre de nombreuses formules. Pour garantir la confidentialité des documents, on confiera le stockage des données à la structure contactée. Les professionnels veillent aussi à se conformer au RGPD. Ainsi, leurs clients ont pleinement accès aux fichiers stockés.

Les avantages tirés de la dématérialisation

Les entreprises peuvent tirer profit de la dématérialisation. Le « zéro papier » permet tout d’abord de réduire les dépenses de fonctionnement d’une société. L’usage de pièces dématérialisées évite à l’enseigne de s’approvisionner en papier. De même, cette solution donne les moyens de limiter l’emploi des imprimantes et d’autres équipements de ce genre. Ce changement contribue aussi à économiser de l’espace. En temps normal, une pièce sera réservée à l’archivage des documents. Cette approche évite donc d’affecter une salle à cette utilisation. D’ailleurs, le bureau de chaque collaborateur devrait être bien plus ordonné puisque les dossiers ne s’empileront plus.

On citera également le gain de temps qui résulte de l’usage des documents numérisés. Le personnel s’échangera des factures, des notes de frais ou encore des bons de commande grâce au système informatique. Cela accélère la majorité des procédures administratives. Ce qui contribue encore une fois à développer la productivité de l’établissement.

Pour garantir plus de sécurité pour les documents et réduire les coûts, les entrepreneurs ont toutefois intérêt à solliciter un prestataire. Ce dernier s’occupera également de la dématérialisation des fiches de paie. La production de ces pièces pose souvent de nombreux problèmes aux responsables. La numérisation permet de gagner énormément de temps. Habituellement, la préparation de la paie est un vrai défi pour les membres du département RH. Il est fréquent qu’ils commettent des erreurs au moment d’imprimer ces fiches. L’émission de pièces dématérialisées évitera d’éventuels conflits avec le personnel. Le prestataire pourra intégralement s’occuper de cette tâche.

Cette solution améliore aussi la sécurité juridique de l’établissement aux yeux de l’inspection du travail. La responsabilité du sous-traitant sera engagée en cas de faute grave à ce propos.