Comment faire la dématérialisation des factures ?

Vous venez de lancer votre startup ou PME ? Quel que soit votre secteur d’activité, à l’ère du numérique, l’e-facture ou la facturation électronique est de mise. La question est : « Comment faire ? ». Focus sur la dématérialisation des factures : définition, avantages et étapes. 

Rappel : qu’est-ce que c’est que la dématérialisation des factures ?

Des piles de factures qui s’entassent sur votre bureau ? Vous n’arrivez plus à vous y retrouver ? Et si vous troquez les factures papier pour des fichiers électroniques ? Ce processus de transformation, c’est ce qu’on appelle la dématérialisation des factures ». 

Les documents papier sont scannés et numérisés pour obtenir un fichier électronique éditable. Fini le gaspillage de papier et d’encre, partagez vos factures fournisseurs et clients au format factur X, CII ou UBL.  

Bien sûr, la conversion des factures en fichier électronique ne doit pas se faire n’importe comment. Vous devez entre autres utiliser un logiciel de dématérialisation des factures conforme aux normes exigées.

Facture dématérialisée et facture électronique

Les deux termes sont souvent confondus, pourtant ils désignent deux éléments différents. Quand on parle de « facture dématérialisée », cela signifie qu’elle était au format papier, puis convertie en format électronique par numérisation. En revanche, une facture électronique est un document électronique natif. 

Pourquoi faut-il dématérialiser les factures ?

L’utilisation des documents dématérialisés se démocratise dans le domaine professionnel. Les factures font partie des premiers documents à être en première ligne de cette transition, qui est à la fois une obligation et un atout.

L’obligation de dématérialiser les factures 

La transition vers la facturation numérique ne date pas d’hier, elle est en marche depuis 2020. Pour rappel, cette année marque la mise en vigueur de la dématérialisation des factures pour les transactions B2G, soit avec le gouvernement. Plus tard, la loi de finances de 2022 a rendu la dématérialisation obligatoire pour les entreprises privées.

Et d’après la loi de finances de 2024, la facturation numérique sera obligatoire à partir de 2026. Cela concerne toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. 

Pour l’état, cela permet de :

• Récolter en temps réel les données d’entreprise.
• Renforcer le contrôle des fraudes. 
• Simplifier le processus de déclaration fiscale.
• Favoriser la compétitivité des entreprises. 

Pour aller plus loin, apprenez pourquoi la dématérialisation s’impose à toutes les entreprises.

Les avantages des factures dématérialisées 

Outre les avantages pour l’État, dématérialiser les documents tels que les factures clients et fournisseurs est aussi bénéfique pour les entreprises.

La dématérialisation des factures permet de :

• Réduire les coûts liés à l’impression et les frais annexes.
• Optimiser la productivité : gain de temps et efficacité. 
• Sécurité pour le traitement des factures. 
• Faciliter la gestion et l’archivage des documents.
• Réduire son impact environnemental. 

Comment dématérialiser les factures ?

Selon la taille et le secteur d’activité, la gestion documentaire possède des caractéristiques spécifiques. L’ampleur et la difficulté d’un projet de dématérialisation des factures diffèrent donc d’une entreprise à une autre. Bien sûr, il y a des étapes incontournables à cette démarche.

Les étapes de la dématérialisation des factures 

Auditer votre gestion documentaire

La première étape pour une démarche de dématérialisation est de faire un état des lieux. L’objectif ? Déterminer vos besoins afin de choisir la solution qui correspond le mieux à votre projet. En pratique, posez-vous les bonnes questions. Combien de factures votre entreprise ou organisation reçoit et émet-elle au cours de l’année ? Comment est votre processus de facturation (workflow) ? Quels logiciels utilisez-vous actuellement ? En répondant à ces questions, vous disposez d’une vue globale de la situation et des changements à apporter.

Remarque : la dématérialisation ne concerne pas uniquement les factures. Pensez aussi aux autres types de documents à dématérialiser comme les documents RH. 

Choisir un logiciel de dématérialisation des factures

En théorie, vous pouvez dématérialiser vos factures uniquement avec les scanners et les photocopieurs multifonctions modernes. En effet, ces périphériques disposent d’un logiciel de numérisation intégrée adapté à ce type de situation. En pratique, les fonctionnalités de ce logiciel de base sont limitées. D’où l’intérêt d’investir dans une solution de dématérialisation externe. Vous trouverez sur le marché un large choix d’outils payants dédiés à cette tâche, avec chacun leurs avantages et leurs inconvénients. Pour faire le bon choix, plusieurs critères sont à vérifier.

Critères pour une solution de dématérialisation

1. Une solution qui automatise la saisie (technologie OCR).
2. Un logiciel conforme à la réglementation (technologie LAD).
3. Un outil de dématérialisation à haut niveau de sécurité (conforme au PAF).
4. Une solution compatible et intégrée aux systèmes existants (ERP et GED).
5. Un logiciel en mode SaaS pour la gestion à distance (télétravail).

Procéder à la numérisation des documents

1. Une fois que vous avez choisi le bon logiciel pour dématérialiser vos factures, il est temps de passer à l’action.
2. Préparer vos factures. Ils doivent être propres, secs et surtout non froissés.
3. Utiliser un scanner qui soit adapté au type de facture et volume à numériser.
4. Paramétrer la numérisation : format de fichier et résolution.
5. Numériser les factures une par une.
6. Nommer chaque fichier de manière à faciliter le classement.
7. Effectuer un contrôle qualité.
8. Archiver dans un système de gestion documentaire accessible et sécurisé.

Former les collaborateurs

La dématérialisation des documents implique aussi la dématérialisation des processus métiers. En effet, les factures électroniques ne sont pas traitées de la même manière que les factures papier. Voilà pourquoi une phase de formation est nécessaire pour apprendre à vos collaborateurs les nouvelles pratiques. Cette phase peut prendre du temps selon le niveau et le nombre des utilisateurs concernés. 

Les utilisateurs doivent se conformer aux réglementations en matière de facturation électronique. Cela inclut plusieurs domaines comme les exigences de formatage, la signature électronique et l’archivage électronique. Dans ce contexte, l’aide d’un expert peut s’avérer un atout pour assurer la transition vers le numérique.