Quelques conseils pour optimiser la gestion de ses déplacement professionnels
La gestion des déplacements a toujours été un casse-tête pour les responsables RH. Bien souvent, les voyages d’affaires sont décidés au dernier moment. Ce qui oblige l’équipe en charge de l’organisation à prendre des décisions hâtives. Cette situation conduit fréquemment à quelques oublis qui auront de lourdes conséquences sur la réussite des missions confiées aux collaborateurs. Pour éviter les incidents, de nombreuses enseignes sollicitent des agences spécialisées.
Les voyages d’affaires : des tremplins pour une entreprise
De nombreux dirigeants considèrent les voyages d’affaires comme des dépenses futiles. Pourtant, ces déplacements sont de réels investissements. Un rendez-vous avec un client important ou encore la participation à un salon professionnel permettra éventuellement à une enseigne d’accroitre son chiffre d’affaires. Partir à la rencontre d’un prospect ou d’un partenaire sera parfois nécessaire pour devancer les concurrents et redorer son image.
Ceci dit, la réussite de ces missions dépend souvent de facteurs inattendus tels que le confort des collaborateurs. De nombreux commerciaux ont déjà été livrés à eux-mêmes dans une ville qui leur est inconnu. Dans la majorité des cas, les personnes chargées de l’organisation oublient de contacter un transporteur pouvant faire la navette entre l’aéroport et l’hôtel. Il arrive également que des erreurs de réservation soient commises. En fin de compte, le chargé de mission se retrouve dans une chambre économique qui n’offre pas un niveau de confort satisfaisant. Ces incidents n’affectent pas uniquement la réussite des négociations ou celle de l’évènement auquel l’entreprise participe. Ils entrainent des dépenses supplémentaires pour l’enseigne. Effectivement, le principal concerné peut prendre certaines décisions pour améliorer sa situation. Par la suite, il n’a qu’à émettre des notes de frais pour recevoir un remboursement venant de la société qui l’emploie.
Les points à ne surtout pas négliger au moment d’organiser un déplacement professionnel
Pour optimiser la gestion de ses déplacements professionnels, l’équipe en charge doit élaborer un checklist détaillé. Cela permettra d’éviter les oublis et de planifier le voyage dans ses moindres détails. Dans la pratique, les spécialistes recommandent de réserver les vols le plus tôt possible. Ainsi, l’entreprise pourra certainement réaliser quelques économies. En second lieu, on contacte un taxi ou un VTC pouvant assurer les transferts. Les responsables ont également intérêt à bien choisir le type d’hébergement. Aujourd’hui, cette tâche est devenue nettement plus simple grâce aux services des agences spécialisées dans ce domaine. Notamment, faire appel à une agence de gestion des déplacements professionnels sera particulièrement pratique pour une société. Le prestataire s’occupe de tout, de sorte que le personnel en interne n’ait à se soucier de rien. De nombreux autres détails restent à régler selon la nature de la mission.
Internet est aussi d’une grande aide pour trouver des partenaires de qualité pour réussir son déplacement professionnel. Il suffira de consulter les avis sur les plateformes spécialisées pour évaluer la qualité de service d’un hôtel. Pour ce qui est de la restauration, les sociétés accordent toute leur confiance à l’employé. Celui-ci remettra ses notes de frais à son retour. Pour les voyages en groupe, l’ensemble des collaborateurs déjeunera et dinera dans les mêmes établissements.
