Les principales missions de l’hôtesse d’accueil

Contrairement à ce que pensent certaines personnes, l’hôtesse d’accueil joue un rôle prépondérant au sein d’une entreprise. Tout comme les autres employés d’une société, elle doit accomplir des missions journalières, parfois complexes et variées. En général, une hôtesse d’accueil en entreprise doit avoir une apparence impeccable. Mais un joli visage ne suffit pas pour servir et satisfaire la clientèle. Pour cela, il faut être intelligente et bien organisée.

Concrètement, quelles sont les missions d’une hôtesse d’accueil ?

On pense souvent qu’une hôtesse d’accueil n’a pas sa place dans l’univers professionnel. Et pourtant, c’est elle qui se charge des tâches les plus chronophages en termes de relation client. Sa mission principale consiste à accueillir physiquement les clients, les collaborateurs ainsi que les visiteurs. Plus concrètement, elle doit refléter les valeurs de l’entreprise. De ce fait, un geste maladroit de sa part peut avoir un impact négatif sur l’image de marque de la société. Elle doit donc être souriante et serviable tout le temps, même si elle a des problèmes personnels.

Le rôle de l’hôtesse d’accueil est très polyvalent. Elle peut se voir confier quelques tâches administratives comme le tri du courrier, son archivage ou encore sa rédaction. 

Bien entendu, s’occuper de l’accueil téléphonique des clients et des prospects de l’entreprise fait partie des missions d’une hôtesse d’accueil. Elle doit être capable de donner des réponses claires et précises pour chaque question posée par ses interlocuteurs. Manquer ou raccrocher un appel téléphonique émis par un client ou un collaborateur est un faux pas qu’elle doit éviter à tout prix. Il est aussi de son devoir de prendre note de tous les messages laissés par les clients de l’entreprise. L’hôtesse d’accueil devra ensuite les transmettre aux responsables de la société, autrement, elle risque de perdre son emploi. La firme peut trouver une remplaçante facilement. Elle n’a qu’à recourir à une agence hôtesse d’accueil entreprise.

Quel genre de tâches peut-on confier à une hôtesse d’accueil ?

Le travail d’une hôtesse d’accueil consiste généralement à répondre aux demandes des visiteurs. Mais elle peut aussi remplir d’autres missions plus complexes et ponctuelles telles que la distribution des badges aux visiteurs et aux livreurs. Elle devra ensuite fournir des renseignements détaillés aux individus autorisés à entrer dans l’établissement. Bien entendu, pour orienter les visiteurs, elle doit connaître par cœur les plans de l’entreprise. Si le client insiste, elle serait dans l’obligation de l’accompagner dans les locaux jusqu’à l’endroit recherché. 

Normalement, une hôtesse d’accueil devrait savoir que certaines personnes ne doivent pas franchir la porte de l’entreprise dans laquelle elle travaille. Pour éviter de confondre un client avec un autre individu non identifié, elle doit établir une liste exhaustive des visiteurs autorisés. En général, une hôtesse d’accueil peut accéder à la base de données d’une entreprise permettant d’identifier plus facilement les clients et les visiteurs. D’autre part, il est possible de déléguer d’autres tâches à une hôtesse d’accueil, même si elles ne figurent pas dans la liste des missions qu’elle doit accomplir. Elle peut par exemple rédiger des documents administratifs, tirer des courriers, archiver des dossiers importants et réserver un hôtel et/ou un taxi pour un client.