Événement d’entreprise : comment organiser une fête réussie ?

Au travail, la motivation et les relations interpersonnelles importent autant que la santé financière de l’entreprise et la productivité des salariés. Il arrive parfois que les collaborateurs veuillent se libérer des tensions de travail afin de mieux contribuer à l’atteinte des objectifs de l’employeur. Et pourquoi ne pas organiser une fête originale où tout le monde mise sur la détente et le lâcher-prise le temps d’une soirée ?

Définir un budget

Bien avant de réfléchir aux animations et aux repas festifs, il est indispensable d’estimer le budget. La détermination du portefeuille du projet permettra à l’entreprise de contacter plusieurs prestataires pour l’établissement de devis. En matière de budget de soirée, la règle veut qu’un tiers des dépenses sera consacré à la location du lieu, un tiers pour les animations (repas, musique et autres installations) et un tiers pour la communication de l’événement.

Choisir un thème

Tout comme le thème d’un livre, celui de la fête est indispensable car représente 80% des probabilités de réussite de l’événement. Que l’on prévoit de fêter les 10 ans d’existence de l’entreprise ou l’acquisition d’un gros contrat, il est préférable de trouver un thème adapté : soirée casino, soirée Marvel, soirée karting, soirée tropicale, fête foraine sont autant de thèmes possibles. C’est à partir de la thématique choisie que l’on cherchera ensuite à élaborer les animations correspondantes. À cette étape, la difficulté consiste à trouver le thème qui saura unir et fédérer le plus de collaborateurs possible. Une fois le thème défini, les responsables du projet pourront s’attaquer aux véritables préparatifs de l’événement.

Élaborer les animations

Ce sont bien évidemment la manifestation pratique du thème que l’on a choisi. En effet, c’est du thème que découlent les animations, les costumes des invités et les décorations. Ainsi, pour animer une soirée au thème de casino, on choisira volontiers une ambiance de jeux de hasard… avec de l’argent factice, bien sûr ! Après tout, les jetons n’auront aucune valeur marchande, si ce n’est qu’ils pourront être convertis en cadeaux à la fin de la soirée. Pour une soirée à thématique tropicale, les collaborateurs pourront organiser une soirée musicale en entreprise, ce qui donnera la place aux tenues estivales et permettra de préparer une collation constituée de fruits, de coco et de vanille. Et en matière de décoration, il pourrait être intéressant de transformer le lieu de travail en véritable plage tropicale, en installant, par exemple, un light show. Les plus audacieux, comme les startups technologiques, pourront même faire appel à un prestataire streaming live, afin de pouvoir diffuser des vidéos en direct sur les réseaux sociaux.

Choisir la date idéale

Exit les vacances scolaires et les semaines contenant un pont. Mieux vaut prendre une date avant les vacances, notamment la première semaine de décembre. Il faut aussi éviter les week-ends car ce sont des jours de repos pour les collaborateurs : une fête en milieu de semaine, c’est donc l’idéal. Par ailleurs, il ne faut pas non plus oublier les invitations et ne pas hésiter à relancer les invités.